東ラ研タスク管理分科会Vol.4に参加した

東ラ研=東京ライフハック研究会の分科会に参加してきた。

本当は3月開催予定だったのだが、震災の影響で延期になっていた。スタッフ各位の調整により、本日開会することができた。

>>こくちーず: 東京ライフハック研究会 タスク管理分科会Vol.4

「タスク管理」とは

ここでいう「タスク管理」とは、個人・会社などでの作業管理のことであり、PCやスマートフォンなどコンピュータの立ち上がっているアプリケーションを管理したりするものではない。

そして、ここではタスクとは何か？というコトは言及しない。別の機会があれば。

↓タスク管理について参考
>>シゴトが楽しくなる！エンジニアのための時間活用術！タスク管理とは（１）

※ちなみに私は、Remember The Milk(略してRTM)というサービスを利用して、日々のタスク管理をしている。
>>Remember The Milk

何をしたか

ざっくりプログラムは、以下の通り。

• 14時頃 開会
• 自己紹介
• 酒井一太さんゲストトーク
• LT(ライトニング・トーク)
• グループワーク「ストレスと先送り」
• アンケート
• 18時過ぎ 閉会

酒井さんのトークは、タスクの処理を野球のバッターに例えていて、何かと分かりやすかった。
そもそも打席に立つか立たないかの判断というのは、仕事上では必要だな。(立つからには打たねばならない！)
そして次の行動に自信を持つには、基本の確認が大事という酒井さん。
・ボールの見極め →何が必要？
・呼吸を整える →リラックスor怒りの発散
・フォームの確認 →必要な道具・マニュアルの確認
・バント →Next Action →まずはボールを前に！

やはり人の話というのは、面白い。

実際に手を動かしたのは、グループワーク。
今日は①自らの先送り体験を思い出し、②その体験をグループでシェアして、③会場でもシェアする、といった流れ。

そこで使ったのが、ウィキペディアに載っている「先延ばしの原因」という項目。これをトリガーリスト代わりに、いろいろ思い出した。
……正直、このリストではあまり思いだせなかった(;´Д`A ```

私の先送り体験と、解消例

私が先送りしていたのは、ブログを書くことや机上整理、読書など。
そのうち読書については、直近のアイディアで先送りを減少できたので、グループ内でシェアした。

本を買った後に、RTMに「読書:本のタイトル」という風にタスクを登録するのだが、つい読むのを忘れてしまったり、「時間が空いたら……」とか言って先に送っていた。そこで「タスクはできるだけ細切れに」というのを思い出して、タスクの登録を「読書:本のタイトル 第○章」と章立てごとに登録して、直近の章だけに期限をつけて登録をした。
私は、これによって「1章分くらいなら読めるなぁ」という気分になり、読み進めるコトができるようになった。
そのうち、1章すらパッと読めない本が出て来るだろうから、その時にはページ区切りで対応しようと思っている。

他のグループも含め、私が「いいな」と思ったこと

先送り対策として、「終わったタスクを見える化する」というもの。
仕事でもなんでも、終わった作業を数値化(数えられない作業は、かかった時間とか)して、グラフにするとかして、どれくらい進捗しているかを確かめる。
私はあまり終わったものの管理をしていない。RTMは、完了するとリストから消えてしまう(検索すればでてくるけど)ので、どれくらい終わったのかが見えない。しかしこれを見つめるコトで、先の見通しも立てられるのではと思った。
「未来を見る前に、過去をレビューする」というのは非常に大事だなぁと感じた。これは、私事だけではなくて仕事でも足りていないことのように思う。

学んだり思ったりしたコト

今回のテーマであるストレスと先送りのうち、私は「先送り」について悩んでいた。
先送りするというコトは「そのタスクに対してモチベーションが足りないから」というのが私の考えなのだが、そのモチベーションを保つ、もしくは補充するためには、以下のような対策が有効かと思った。

1. 途中(過去)の成果を確認する。
2. なるべく考えるコトを少なくする。
3. タスクをできるだけ時間に落とし込む。

全てが、今回の発表に関連しているわけではなく、いろいろな話を聞きながら、だいたいこの3つのコトが必要なのかなぁと感じた。

1は、他グループ発表に基づくもの。これはモチベーションを上げるために必要なのだと思う。

2はグループ内発表で私と同じくウォーキングを最近始めた方がいらっしゃったのだが「朝起きたら歩く」というコトだけを寝る前に思い、そして起きたら歩くというのを続けているとのコト。歩くために「雨だったらどうしよう」とか「二度寝は気持ちいい」とか考えていると歩けなくなるので、ただ歩くことだけを考えられれば、歩けるそうだ。おそらくこの感覚は、他にも応用が効くと思っている。
これはモチベーションを下げないために必要なのだと思う。

3は他グループ発表と持論のミックス。タスクがバラバラとある状態では、どれくらいで終わるのかが見積もれない。見積もれないと「終わるのか？」と不安になる。不安になるともうやらない。そのまま先送り、もしくはタスクの削除を迎える。なので、適度に終わる見積もりが立てられれば、いい結果を招くのではないか。それは時間という軸に落とし込むことで、見積もりをしやすくなるのだと思う。なおかつその後に何か「ご褒美」を用意するコトができれば、よりモチベーションが保てるのだと思う。ご褒美だけ用意をしても、手に入る見込みが立たなければ、何の意味もないのだから。

最後に

せっかくこういう会に参加したのだから、ちゃんと活かさないと。と思う。1～3で挙げたものを、自分自身のタスク管理に落とし込んで、うまくいけばこのブログでも紹介してみたいと思っている。

東ラ研情報

せっかくなので、記事締め代わりにご紹介。

東ラ研公式ブログのVol.4記事(開催前/しかも震災前)
http://tokyo.lifehacklabs.com/?p=288

東ラ研Twitter
http://twitter.com/lifehacklabs/

東ラ研タスク管理分科会Twitter
http://twitter.com/tokyotaskmaster

東ラ研タスク管理分科会Facebook
http://www.facebook.com/home.php?sk=group_103607259715325

ちなみに、Twitterを使っている方は、ハッシュタグ#tokyohackで検索すると、関連ツイートが出てくる。

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